Jaargesprekken / Personeelsdossiers

Het is belangrijk om met ieder van je werknemers minstens één keer per jaar een persoonlijk gesprek (evaluatie- of jaargesprek) te voeren. Het belangrijkste doel is het verbeteren van alles wat direct of indirect met het werk te maken heeft. Hierover maak je samen afspraken die je vastlegt in een verslag. Je vraagt hoe de medewerker het werk en de samenwerking ervaart. De medewerker vertelt wat zijn wensen zijn, zoals over de ontwikkeling van zijn loopbaan of de werktijden.

Tips voor een goed gesprek

Kom beslagen ten ijs

Zorg voor een rustige plek waar men niet gestoord kan worden
Maak ruim van te voren een afspraak voor datum en tijdstip voor het gesprek zodat men zich goed kan voorbereiden
Bekijk eventuele afspraken uit een vorig gesprek, zijn er nog openstaande punten die moeten worden uitgevoerd of afgehandeld, zijn de resultaten bereikt?

Inhoud van het gesprek zelf

Behalve de bespreking van en het terugblikken op de resultaten van eerder gemaakte afspraken kunnen zowel de ondernemer als de medewerker onderwerpen inbrengen. Als voorbereiding en leidraad kunnen de onderwerpen van het voorbereidingsformulier gebruikt worden.

Gespreksvoering

Het gesprek zal vanaf het begin een dialoog zijn. De onderwerpen en gesprekspunten van zowel de medewerker als de ondernemer komen dus aan bod. Kom niet direct met een oordeel, maak er geen discussie van, maar vraag vooral om toelichting en verduidelijking. Probeer de ander zelf ook met verklaringen of ideeën te laten komen en laat hem de voor – en nadelen hiervan inzien.

Gewenste gespreksvaardigheden:

Actief luisteren

Kijk de ander aan
Neem een geïnteresseerde houding aan
Vraag door als iets niet duidelijk is
Stimuleer de ander om zijn mening duidelijk weer te geven
Vat regelmatig samen

Feedback geven

Het praten over gedrag en het werk van de ander. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen wat je niet in orde vindt of wat je juist erg goed vindt. Je stuurt elkaar bij door commentaar te geven.

Geef rustig feedback, houd rekening met het incasseringsvermogen
Wees duidelijk. Hoe langer het verhaal, hoe groter de kans dat de essentie wordt gemist.
Vraag om reactie, kijk of je wordt begrepen
Je geeft niet alleen feedback, je zult waarschijnlijk ook feedback krijgen.
Probeer zo goed mogelijk te luisteren. Val de ander niet te snel in de rede (laat hem goed uitpraten). Ga niet meteen jezelf verdedigen.
Vraag door bij onduidelijkheden, vraag naar voorbeelden
Wees duidelijk wat je met de verkregen feedback gaat doen. Dus wat ga je concreet doen om verbeteringen door te voeren?

Lastige gesprekken

Sommige gesprekken kunnen lastig zijn omdat de ander te veel of juist te weinig aan het woord is. Bij zwijgzame types zou je vooral open vragen kunnen stellen om het volledige verhaal te horen. Bij mensen die veel kritiek hebben is het belangrijk om na te gaan waar het echt om gaat. Analyseer de problemen en vraag goed door.

Nazorg

Eventuele gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Dit is belangrijk als ijkpunt voor het volgende gesprek. Vul de actiepunten samen in en leg duidelijk vast wie welke actie(s) onderneemt en wanneer zaken geregeld zijn of geëvalueerd worden. Lees de punten altijd even samen door en pas eventuele onjuistheden aan. Plaats hierna beiden de handtekening.