Ook jij verwerkt persoonsgegevens, misschien wel dagelijks. In dat kader brengt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met zich mee dat je je vanaf 25 mei 2018 aan nieuwe regels moet houden. Volgens de AVG moet het verwerken van persoonsgegevens duidelijker en transparanter.
Hieronder volgt een kort stappenplan, zodat je een idee krijgt waar jij actie moet ondernemen. Ook krijg je als lid van AVN een aantal modeldocumenten die je kunt gaan gebruiken.
Stap 1 Interne analyse
Breng in kaart welke gegevens je opvraagt, waar je deze gegevens opslaat, voor hoe lang je ze opslaat en voor welke doeleinden je dit doet (let op hieronder vallen ook camerabeelden en alles wat je op schrift hebt staan). Controleer of je geen bijzondere gegevens hebt opgeslagen zoals gegevens over ras, geloofsovertuiging of medische gegevens want dan gelden er strengere regels!
Stap 2 Verwerkersovereenkomst
Ga na of er partijen zijn die voor jou gegevens opslaan, zoals je hostingprovider of samenwerkingspartner (bijv. verzendorganisatie, accountant, personeelsadministratie, communicatiebureau). Breng in kaart of je met deze partijen een verwerkersovereenkomst hebt gesloten en neem deze door zodat je daar waar nodig deze overeenkomst kan aanpassen.
Stap 3 AVG en jouw website
Heb je een webwinkel? Neem dan je privacyverklaring onder de loep en update je bestaande privacyverklaring voor zover dit nodig is. Beschik je nog niet over een privacyverklaring, stel er dan één op. Voor een voorbeeld klik hier.
Let er ook op dat je website, digitale nieuwsbrieven en social media-communicatie in een voldoende veilige manier communiceren, o.a. double opt-in.
Stap 4 Persoonsgegevens
Ga na hoe de persoonsgegevens van je medewerkers worden beveiligd en zet op schrift welke maatregelen jij neemt als het gaat om de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen. Dit geldt voor bestaande medewerkers, maar ook naar sollicitanten heb je verplichtingen. Een hulpmiddel hiervoor is bijgesloten, voor een voorbeeld klik hier.
Stap 5 Camerabeelden
Heb je camera’s in je winkel hangen of ben je van plan om deze aan te schaffen? Zorg dan dat je jaarlijks een risicoanalyse uitvoert en de uitkomst daarvan op schrift stelt. Je moet kunnen aantonen dat je deze analyse hebt uitgevoerd en ook jaarlijks uitvoert. Voor een voorbeeld klik hier.
Stap 6 AVG-Handboek
Het is vanuit AVG nodig en zelfs verplicht om je beleid vast te leggen in je eigen AVG-Handboek. Het is daarbij belangrijk om zaken niet alleen vast te leggen, maar vervolgens ook uit te voeren. Je kan het handboek zelf opstellen, je kan er tegen een geringe vergoeding ook voor kiezen gebruik te maken van een format dat ADN speciaal voor groentespecialisten heeft laten opstellen.
Praktische AVG-hulp van AVN
Via bovengenoemd stappenplan kan je voldoen aan de richtlijnen van AVG. Dit vraagt wel een actieve houding en een grondige aanpak. Je kan ervoor kiezen om dit zelf volledig op te pakken, je kan er ook voor kiezen om hiervoor hulp in te schakelen:
Jouw eigen AVG-Handboek via AVN Juridische Dienst
Verwerk alle bovengenoemde stappen in jouw AVG-Handboek. Je bent verplicht om je eigen Handboek te hebben. AVN Juridische Dienst heeft speciaal voor jou een persoonlijk AVG-Handboek ontwikkeld. Het handboek is exclusief beschikbaar voor AVN-leden met een juridisch abonnement. Houders van een ADN-juridisch abonnement kunnen tegen inlevering van 3 juridische supporturen van dit Handboek gebruik maken. Het handboek kan worden aangevraagd via juridischadvies@avn.nu. Heb je nog geen juridisch abonnement? Geen probleem! Het kan op elk moment worden afgesloten (minimale looptijd 2 jaar).
Klik hier voor meer info over de juridische abonnementen van AVN.
Hulp via je hostingpartij
Heb je een website, een webwinkel? Neem contact op met je hostingpartij voor het AVG-proof maken van je digitale instrumenten, zoals website, social media, digitale nieuwsbrief en eventuele spaarsysteem. Deze partij kan je ook helpen met onderstaande verplichte instrumenten:
- SSL certificaat (HTTPS): als je een website hebt met een antwoordformulier of je hebt een webwinkel, dan is vanaf 25 mei 2018 een SSL certificaat verplicht
- (Standaard) disclaimer AVG
- Double Opt-in
